• concepto
• documentación
• término
• otras observaciones

CONCEPTO

Los libros que se deben legalizar son:

• diario, en el que se registrarán, día a día, las operaciones relativas al ejercicio de la empresa;
• inventario y cuentas, que se abrirá con el inventario inicial de la empresa y se transcribirán, trimestralmente, los balances de comprobación de sumas y saldos, así como, anualmente, el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

Además, las sociedades mercantiles deben legalizar:

• El libro de actos, que se legalizará en blanco, en el que constaran, como mínimo, todos los acuerdos que se toman en las juntas generales y especiales (datos sobre la convocatoria, asuntos debatidos, acuerdos adoptados y resultado de las votaciones);
• el libro de socios, que puede ser de dos tipos: el de participaciones o de acciones nominativas, para la SA y la S. comanditaria por acciones, y el de registro de socios, para la SRL.

En caso de sociedades unipersonales, se necesita además el libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad.

Se tendrá que legalizar en el registro mercantil.

DOCUMENTACIÓN

Para diligenciarlos es necesario conocer los datos del registro, por lo cual es conveniente llevar:

• una copia de la escritura de constitución;
• el CIF de la sociedad o empresario;
• los libros en blanco, que se pueden comprar en cualquier librería.

TÉRMINO

Los libros tardan a legalizarse de 2 a 3 días, según la tarea acumulada que tenga la sección correspondiente del registro mercantil.

OTRAS OBSERVACIONES

Se pueden legalizar los libros a posteriori si se utiliza cualquier procedimiento informático por llevar la contabilidad. Las hojas impresas se tienen que encuadernar por algún sistema de carácter fijo (engomado, por ejemplo). Tienen que incluir el nombre de la empresa, el domicilio social y el CIF, y tienen que estar por orden correlativo. Los libros tienen que incluir el número de legalización que les corresponde (sí es el 5º año que se legalizan los libros, será el 5).