Esta definición, que puede parecer bastante compleja y academicista, es un resumen concentrado de lo que es necesario conocer de una empresa, aunque sea una microempresa, antes de emprenderla.

Un razonamiento que se escucha frecuentemente que para poner en marcha una microempresa, no es necesario planificar nada, ya que la actividad que se quiere desarrollo «es muy sencilla». A veces esto llega hasta el extremo de emprender una empresa sin tener claro ni los mínimos que se piden en la definición anterior: de qué se dispone, donde se quiere llegar y que camino se seguirá.

Precisamente, la puesta en marcha de una empresa de Autoocupación requiere, generalmente, un estudio serio de su viabilidad, ya que esta análisis puede evidenciar claros errores de planteamiento inicial, de dimensión, de mercado, etc., que la microempresa no se puede permitir, dada la limitación de los recursos de todo tipo a su disposición.

Hacer un estudio exhaustivo previo a la creación de la empresa puede permitir al emprendedor iniciar el contacto con el sector, conocer sus futuros proveedores, competidores y clientes, analizar cada una de las facetas de la empresa, poner a prueba sus dotes de organización y en definitiva, cercar conocimiento, adquirir experiencia y intentar asegurar los resultados.

La memoria descriptiva de un proyecto empresarial, el proyecto de viabilidad, el Plan de Empresa: todos estos conceptos nos describen un mismo documento en el cual se recoge toda la información relevante por lo que hace al proceso de creación y a la organización de una empresa.

El Plan de Empresa es un documento de gran utilidad para los promotores de empresas, ya que en este se sintetiza toda la concepción del negoció y refleja una gran diversidad de informaciones y reflexiones de los emprendedores durante todo el proceso de estudio del proyecto empresarial, así como la planificación del futuro inmediato.

La realización de esta memoria es un esfuerzo valido por sí mismo, independientemente del documento físico que se obtiene, que será la guía necesaria a seguir en cada etapa de la creación. El estudio es valido por sí solo, ya que obliga a los promotores a conocer profundamente todas las condiciones que intervendrán en el momento de llevarlo a la práctica.

Para muchos promotores, la preparación de este documento les resulta bastante difícil, y pueden pensar que el esfuerzo no esta compensado. Al final, la mayoría reconoce su importancia primordial y las ventajas que implica una planificación correcta.

El Plan de Empresa se tiene que entender como un método de trabajo que ayuda a la planificación de la empresa. Analizar las diferentes áreas empresariales por separado, y tomar decisiones sobre situaciones parciales, para después, considerar todas las hipótesis relacionadas y diseñar el escenario en que la empresa se quiere situar, es una necesidad para la creación y, posteriormente, para la supervivencia de una empresa en el entorno socioeconómico cambiante.

Ser capaz de aplicar este método con éxito asegura a los promotores una mayor preparación para administrar la empresa, a la vez que pone en práctica una serie de instrumentos de gestión empresarial imprescindibles.

Aún más: si el proyecto empresarial lo deben desarrollar diferentes promotores, es necesario que se pongan de acuerdo en su actuación y objetivos, de entrada, y no llegar a la solución de los conflictos y situaciones sobre la marcha con el grado de ineficacia y desconocimiento que esto puede implicar.

Como documento, el Plan de Empresa es, además, el instrumento imprescindible para la presentación externa de la empresa y para la búsqueda de todo tipo de recursos, y habitualmente su presentación es obligatoria para la solicitud de ayudas, subvenciones o créditos.

Para desarrollar un Plan de Empresa es necesario establecer inicialmente un guión de todos los puntos que se quieren tratar, en todas las áreas de la empresa, y en el orden que sea más lógico para la empresa.

Así, sí la empresa basa su aparición en un invento, este ocupará un espacio importante en el Plan de Empresa, y sí se fundamenta en la venta de un producto o servicio el proceso de comercialización será el que destaque más. Se puede afirmar que no existe un único guión del Plan de Empresa, de la misma manera que no existen dos empresas exactamente iguales. Teniendo en cuenta que cada actividad empresarial tiene su forma especial de estudio, a continuación se nombran una serie de puntos que pueden constituir un hipotético Plan de Empresa, aunque este guión se tiene que adaptar a cada circunstancia.