LA ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO (PARA EMPRESAS COMERCIALES O DE SERVICIOS)

Inicialmente, el análisis de las empresas de este sector será más difícil, ya que no existe un proceso de producción físico propiamente dicho. Entonces, lo que es necesario describir en el apartado técnico de la memoria es toda la serie de operaciones y circuitos organizados que se requieren para prestar correctamente el servicio.

La realización concreta de este apartado permite detectar cuales son los servicios, o en concreto las faenas, por los cuales la empresa tiene una mejor disposición de facturas y, por tanto, los que le pueden ser más rendibles, y de que manera estas tareas se pueden combinar o encabalgar con otros servicios y permitir, así, evitar el peligro de los "multiservicios" poco rendibles.

En este caso se detallan las cuestiones siguientes:

• Definición técnica de los servicios de su utilidad, y comparación con los servicios competitivos o substitutivos.
• Descripción en detalle del circuito de operaciones o actividades necesarias para ofrecerlos.
• Relación exacta de todos los recursos, tanto materiales, humanos como de infraestructura, necesarios para la producción.
• Lista de los materiales necesarios para ofrecer el servicio y escandallo de cuales son las cantidades que intervienen para cada uno de los servicios.
• Cálculo del tiempo de trabajo de todas las personas implicadas en cada uno de los servicios (mano de obra directa).

Habitualmente, la parte más complicada será determinar cuanto tiempo tardará, y qué tipo de persona tendrá que intervenir, por lo que hace a la cualificación, actitudes y aptitudes, en cada una de las tareas que se derivan de la oferta de un servicio. Sin embargo, esto es impredecible determinarlo para poder hacer un análisis del coste de los servicios, muchas veces en función directa de los salarios que cobrarán las personas que se dediquen, y, por tanto, en el caso de las empresas de Autoocupación, un baremo del grado de eficiencia de la empresa, y, por tanto, de su grado de rendibilidad.

También es importante para conocer las necesidades del personal en función del volumen de actividades desarrolladas, ya que de esta manera se evita que se formen "cuellos de botella" con acumulación de muchas tareas en una persona, y se mejora la distribución de funciones.

Para tener este apartado claramente descrito, y a parte de la descripción del local, es recomendable hacer un diagrama de cada servicio, indicando todas aquellas relaciones, tareas y condiciones qué se deben ofrecer, y en especial:

• Descripción concreta del circuito que sigue cada servicio, analizando las fases, que intervienen, qué materiales son necesarios, si se hace a la empresa propia o se subcontrata, cuanto tiempo tarda, qué condiciones objetivas se deben cumplir y qué mecanismos de control se aplican.
• Definición de cada uno de los sitios de trabajo que intervienen en el servicio, indicando las decisiones, tareas, acciones, etc., que se tienen que controlar individualmente, hasta dónde tienen autonomía, y cuáles son las relaciones entre ellos.

Habitualmente es muy recomendable realizar simulaciones sobre el papel y en vivo de los diferentes servicios y extraer conclusiones, consiguiendo así una experiencia en la resolución de problemas que, de momento, sólo se dan sobre el papel pero que, tarde o temprano, pasarán en la realidad.

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