Aquest és un dels punts més importants de tot el procés de creació de l’empresa. L’estructura, el funcionament i l’entesa entre els diferents components del grup promotor de la nova empresa ens determinarà si l’empresa funcionarà o si serà un fracàs.

Moltes vegades els promotors esquiven parlar d’aquelles qüestions que poden ser més conflictives: retribucions, dedicacions, responsabilitats, aportacions de capital, etc., i les ajornen per quan es presenti una millor ocasió, que no es presenta mai, o fan un tracte cent per cent igualitari entre tots els promotors. Això pot no ser beneficiós per a l’empresa, ja que es perden algunes possibilitats de motivació, projecció personal, etc., que repercuteixen, a la llarga, en un descontentament per a aquells que, podent cobrar o aportar més a l’empresa, se n’estan, per aquesta política teòricament solidària.

Els promotors hauran d’enfrontar-se a tot un seguit de circumstàncies que posaran a prova l’estabilitat i la cohesió del seu grup. Per això cal que es coneguin a fons i que assumeixin forts compromisos entre ells, previs a la posada en marxa de l’activitat, sense excusar-se amb allò de «com que encara no hi ha diners per pagar sous, o beneficis, no cal fixar-los».

El disseny del pla d’empresa és el moment idoni per definir exactament la situació de tots els membres del grup, ja que les dades esdevenen necessàries per a la correcta planificació, i es comença a donar el primer procés d’organització, de distribució de funcions i d’assumpció de responsabilitats. En aquest moment, el treball desenvolupat en la redacció i la recopilació de dades per a aquest document serveix de test per observar el ritme de treball i el nivell d’implicació de cada un dels components.

És necessari, doncs, recollir els aspectes següents sobre cada un dels promotors:

• Dades personals, fent esment de la formació, l’experiència professional... en resum, el currículum.

• Grau en què es vol involucrar en l’empresa.

• Nivell de responsabilitat que vol assumir.

• Aportacions econòmiques o de qualsevol tipus que pot fer.

• Nivell mínim de remuneració econòmica a què vol arribar.

Una altra errada freqüent en el disseny d’una nova empresa, sobretot si els promotors són amics, companys o familiars, és evitar fixar determinades responsabilitats i, sobretot, qui exercirà el comandament, la gerència, la direcció, o com se’n vulgui dir, de l’empresa.

Les teories van des que entre tots es pot decidir tot, o que de manera rotativa es pot agafar aquesta posició, o que cadascú pot ser el responsable màxim d’una àrea o espai de l’empresa. Cap d’aquestes, en la pràctica, no funciona, i es produeix un buit o un endarreriment en la capacitat de prendre decisions, o bé un alt grau d’ineficiència, per inexperiències repetides en el càrrec, o també un deixament de les responsabilitats o un desmembrament en la unitat de decisió en l’empresa.

És necessari donar la confiança suficient a algun dels promotors de l’empresa per tal que pugui manar sobre els altres, almenys entre reunió i reunió de socis, i sempre sota el control d’aquests, per tal que l’empresa funcioni normalment, i pugui tenir relacions correctes i àgils amb el seu entorn.

La resta de funcions o tasques han de ser igualment distribuïdes i assignades, per evitar que els promotors facin les més atractives, normalment les que tenen a veure amb la seva formació tècnica, i s’oblidin aquelles menys atractives, com acostumen a ser les de tipus comercial o administratiu.

Es fa evident, doncs, que cal dissenyar:

• L’organigrama de l’empresa, amb l’estructura de la presa de decisions.

• La definició concreta de funcions i responsabilitats que ha d’assumir cadascú.

• Totes les descripcions dels llocs de treball amb tasques assignades.

• La forma prevista de retribució del treball i altres aportacions personals.

• Els circuits administratius que genera el funcionament habitual de l’empresa.

Aquestes qüestions inclouran els promotors de l’empresa i totes aquelles persones que faci falta contractar, especificant amb quin ritme i sota quins criteris es contractaran.

Els sous es fixen tenint en compte la complexitat tecnològica, la dedicació, la formació i la responsabilitat dins l’empresa. Sempre han d’estar en relació amb les remuneracions que es reben de mitjana en el mateix sector. Les diferències dins l’empresa poden ser graduades amb un coeficient que relacioni el sou més baix i el més alt.

Quan s’han aclarit totes aquestes qüestions es pot decidir quina de les diferents formes jurídiques possibles s’ajusta més a les expectatives del grup promotor, tenint en compte sobretot el nivell de compromís, de lligam i de responsabilitat de les accions que es vol establir. Aquests punts s’hauran d’especificar juntament amb la decisió presa i les seves implicacions.

En l’estudi d’aquests punts convé invertir-hi tot el temps que faci falta, fins que s’aclareixin les posicions de tots els promotors, i és convenient que en quedi constància per escrit. D’aquí ve la importància d’aquest apartat del pla d’empresa, a fi i efecte d’evitar males interpretacions.

Un grup humà cohesionat pot dur endavant una empresa poc rendible, ja que posseeix el capital humà necessari; en canvi, una mala relació entre els promotors pot desestabilitzar una empresa amb guanys econòmics.